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Spostare un ufficio è complicato. Con così tante cose da fare, è facile trascurare compiti più piccoli, ma vitali. Per mantenere il tuo ufficio in movimento, usa la seguente guida alla lista di controllo che assicurerà che nulla venga lasciato a posto.
Inoltre, assicurati di avere un elenco di controllo delle attività essenziali per aiutare il tuo ufficio a spostarsi.
Clienti e clienti
È una buona idea far conoscere prima alla tua clientela la mossa, preferibilmente almeno un mese prima che avvenga la mossa. Fornire informazioni sulla nuova posizione, inviando una lettera formale o un'e-mail con una mappa allegata o allegata a tutti nel database aziendale. O nel caso di un negozio al dettaglio, posizionando una mappa e un cartello di notifica sulla porta d'ingresso e fornendo un piccolo volantino ad ogni acquisto. Pubblica le informazioni sulla tua pagina web con indicazioni facili da seguire e qualsiasi dettaglio che farà tornare i tuoi clienti; questo potrebbe includere una vendita "in movimento" o una festa di apertura ufficiale.
Dovresti anche far sapere ai tuoi clienti se chiuderai durante lo spostamento o ridurrai le tue ore. Questo sarà un avviso critico per garantire che i clienti non siano frustrati se la tua porta è chiusa a chiave. Sapere in anticipo quando sarai aperto agli affari ti farà risparmiare molte telefonate dai tuoi clienti e impedirà loro di rivolgersi al tuo concorrente per l'assistenza. In altre parole, fai conoscere ai tuoi clienti il tuo piano di assistenza durante la transizione.
Fornitori di servizi, fornitori e agenzie governative
Notifica servizi e fornitori che la tua azienda utilizza regolarmente. Può includere una stampante, un corriere, un negozio di articoli per ufficio o un fornitore di servizi Internet.
Banche e assicurazioni
Le banche richiederanno una notifica anticipata; dovrai cambiare l'indirizzo sugli assegni aziendali, quindi stampare gli assegni, avvisare le società di carte di credito e qualsiasi altro istituto finanziario o fornitore di servizi. Puoi decidere che la tua azienda trarrebbe beneficio dal trasferimento di conti commerciali da una banca all'altra o da una filiale all'altra; parlare con il proprio rappresentante bancario sui servizi disponibili nella nuova posizione / quartiere.
Anche le compagnie di assicurazione devono essere informate in anticipo. Dovranno valutare il nuovo spazio e fornirti un nuovo preventivo, se applicabile. È il momento giusto per parlare con l'assicuratore dello spostamento dell'assicurazione e di ciò che è necessario per garantire la protezione del proprio ufficio.
Cambia messaggi telefonici in arrivo
Oltre all'aggiornamento delle informazioni aziendali e dei materiali di marketing, ci sono altri modi in cui puoi garantire che il pubblico venga a conoscenza della mossa imminente. Aggiungi una notifica alla segreteria telefonica / al servizio di posta vocale indicando la data del trasferimento, dove ti stai trasferendo e in che modo ciò potrebbe influire sul servizio. Inoltre, fornire le informazioni di contatto per quei clienti che potrebbero avere preoccupazioni specifiche.
Chiedi ai dipendenti di modificare anche la loro linea di posta vocale dell'ufficio diretto con informazioni sullo spostamento e sul nuovo indirizzo. Ancora una volta, è un modo semplice per ricordare ai contatti lo spostamento e informare coloro che non si trovano nel database dei contatti della modifica.
Cambia la tua linea di firma
L'aggiunta di un avviso nella riga della firma e-mail per tutti i dipendenti garantisce che ogni e-mail inviata ricordi al destinatario la prossima mossa. Questo è un ottimo modo per raggiungere persone che non sono nella lista dei contatti dell'azienda.
Timbro corrispondenza in uscita
Acquistare un timbro rosso che indica "Nota nuovo indirizzo"; i francobolli possono di solito essere acquistati in un negozio di articoli per ufficio. Timbro intestazioni aggiornate per garantire che i destinatari siano a conoscenza della modifica dell'indirizzo. Nota che questo passaggio di notifica potrebbe non essere applicabile fino al completamento dello spostamento.
Telefono
Questa dovrebbe essere la prima utility che contatti sulla tua mossa; vuoi assicurarti che la tua attività rimanga aperta durante il trasloco o che ci siano meno interruzioni possibili. Informa la compagnia telefonica quando si sposta e chiedi che i telefoni siano installati e pronti a funzionare nella nuova posizione il giorno prima della data di trasferimento, solo per garantire che il sistema sia attivo e funzionante alla data di trasferimento.
Chiedi all'azienda di impostare un sistema di inoltro di chiamata efficace il giorno del tuo trasloco. Se la tua azienda sta modificando i numeri di telefono, chiedi di aggiungere un avviso al tuo vecchio numero per informare i chiamanti della modifica del numero di telefono. Una volta che ti sei trasferito, è una buona idea chiamare il tuo vecchio numero per assicurarti che il servizio sia attivo. Inoltre, assicurati che il tuo nuovo numero e indirizzo di attività siano aggiornati nella rubrica e nella rubrica successive.
Account di posta, e-mail e social media
Avvisa l'ufficio postale del tuo trasloco e organizza l'inoltro della posta per alcuni mesi dopo il trasloco. Come notato in precedenza, aggiungere un avviso di trasferimento alle righe della firma del dipendente prima del trasferimento e anche dopo il trasferimento; dopo la mossa la firma dovrebbe chiedere al destinatario di prendere nota del cambio di indirizzo e delle informazioni di contatto.
Inoltre, le società di corriere regolari che raccolgono e riconsegnano dovrebbero essere informate della modifica dell'indirizzo e di eventuali modifiche ai servizi.